§1

Postanowienia ogólne

1.    Procedura tworzona jest zgodnie z wymogami art. 23 i nast. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i ma na celu prawidłową realizację wymogów ustawowych.

2.    Procedura jest elementem systemu kontroli, jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom u Pracodawcy.

3.    Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa jest o  Pracodawcy, rozumie się przez to Eco Harpoon-Recycling Sp. z o.o.

4.    Procedura określa w szczególności:

1)   wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2)    sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;

3)    bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;

4)    tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5)    obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6)    obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

7)    maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8)    zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

5.    Sygnalistą mogą zostać następujące osoby:

1)    pracownik;

2)    pracownik tymczasowy;

3)    osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4)    przedsiębiorca;

5)    prokurent;

6)    akcjonariusz lub wspólnik;

7)    członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8)    osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9)    stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

6.    Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

7.    Informacją przekazywaną przez sygnalistę może być naruszenie prawa, rozumiane jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1)    korupcji;

2)    zamówień publicznych;

3)    usług, produktów i rynków finansowych;

4)    przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)    bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)    bezpieczeństwa transportu;

7)    ochrony środowiska;

8)    ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)    bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

§2

Wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości jest Komisja do spraw naruszeń upoważniona przez Prezesa Zarządu Eco Harpoon-Recycling Sp. z o.o.

§3

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”

1.    Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:

1)    za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – naruszenia@ekoharpoon.pl

2)    pocztą na adres ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 10b, 05-152 Cząstków Mazowiecki z dopiskiem  na kopercie „Naruszenia”.

2.    W celu zapewnienia jak najlepszej weryfikacji zgłoszenia, zaleca się aby zgłoszenie nieprawidłowości w sposób jasny i wyczerpujący przedstawiało przedmiot zgłoszenia i zawierało przykładowo:

1)    datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości;

2)    opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości;

3)    wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości;

4)    wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości;

5)    wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

§4

Bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważniona do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej

1.    Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Komisję do spraw naruszeń w składzie trzyosobowym, zapewniając bezstronność, niezależność, obiektywizm i kompetencje.

2.    Do zakresu prowadzenia postępowania wyjaśniającego zalicza się w szczególności weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

3.    Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania można dodatkowo powołać ekspertów.

4.    Członkiem składu, osobą podejmującą działania następcze ani ekspertem nie może być:

1)    sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia;

2)    osoba, której dotyczy zgłoszenie;

3)    osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

4)    osoba powiązana w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów);

5)    osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania;

6)    osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

5.    W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie składu mają prawo:

1)    dostępu do dokumentów i danych jednostki;

2)    uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych;

3)    uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki;

4)    dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów;

5)    konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.

6.    Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego sporządzany jest raport.

7.    Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

8.    Do raportu z postępowania wyjaśniającego załącza się propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w jednostce.

§5

Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo

Zgłoszenia dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.

§6

Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie

1.    Po dokonaniu zgłoszenia, sygnaliście obowiązkowo potwierdzane jest przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2.    Potwierdzenie następuje w formie w jakiej zostało dokonane zgłoszenie, chyba że Pracodawca wybrał formę pisemną lub sygnalista poprosił o potwierdzenie w innej formie.

3.    W przypadku, w którym sygnalista nie podał adresu do kontaktu, potwierdzenia przyjęcia nie dokonuje się.

§7

Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę

1.    Komisja do spraw naruszeń ma obowiązek podjęcia działań wskutek otrzymanego zgłoszenia wewnętrznego.

2.    Działania mają zostać podjęte z zachowaniem należytej staranności.

§8

Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną

1.    Informacja zwrotna zostanie przekazana sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

2.    W miarę możliwości Pracodawca będzie reagował w sposób niezwłoczny, wskazany termin 3 miesięczny należy traktować jako termin maksymalny na przekazanie informacji zwrotnej.

§9

Zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej

1.    Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2.    Podmiotem właściwym do dokonania zgłoszenia zewnętrznego jest Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

3.    W stosownych przypadkach – zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

4.    Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać za pośrednictwem korespondencji listownej na adres właściwego organu bądź w dowolny inny sposób przewidziany w procedurze zgłoszenia zewnętrznego właściwego organu.

5.    W przypadku dokonania zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich, ten niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

6.    O sposobie załatwienia sprawy i podjętych działaniach następczych, właściwy organ poinformuje sygnalistę w sposób i trybie ujętym w procedurze zgłoszeń zewnętrznych tego podmiotu.

7.    Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów.

8.    Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych będzie możliwe od 25 grudnia 2024 r.

§10

Rejestr zgłoszeń

1.    W Rejestrze zgłoszeń rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

2.    Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.

§11

Postanowienia końcowe

1.    Procedura wchodzi w życie w ciągu 7 dni od jej ogłoszenia.

2.    Procedura oraz wszelkie jej zmiany są dostępne na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Spółki.

3.    Spółka może zmieniać postanowienia Procedury w każdym czasie.